Asistente Administrativa

Objetivo del Puesto
Brindar apoyo directo, eficiente y organizado en la gestión administrativa diaria de la empresa, asegurando el adecuado manejo de la correspondencia, administración de compras y ventas, control de cuentas por cobrar y pagar, y soporte general a las diferentes áreas de la organización.

Responsabilidades Principales
1. Manejo de Correspondencia y Comunicación Interna/Externa

Recepción, clasificación, seguimiento y respuesta de correos electrónicos.

Redacción y envío de comunicaciones formales a clientes, proveedores y entidades públicas.

Coordinación y canalización de solicitudes hacia las áreas correspondientes.

Gestión ordenada de correspondencia física y digital.

2. Gestión de Cotizaciones y Compras

Solicitar, recibir y comparar cotizaciones de proveedores.

Elaboración de cuadros comparativos de precios, tiempos de entrega y condiciones comerciales.

Apoyo en negociaciones básicas para obtener mejores condiciones de compra.

Seguimiento de órdenes de compra y verificación de entregas.

3. Facturación y Control de Ingresos

Emisión de facturas electrónicas según normativa vigente.

Registro, clasificación y archivo de facturas en el sistema contable.

Verificación de pagos recibidos y conciliación bancaria.

Control y actualización de reportes relacionados con ingresos.

4. Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

Elaboración y actualización del control de cuentas por cobrar.

Seguimiento a clientes morosos y coordinación de recordatorios de pago.

Gestión de cuentas por pagar, respetando plazos y condiciones de proveedores.

Preparación de reportes de flujo de caja y estado de cuentas para la gerencia.

5. Apoyo Administrativo General

Organización y mantenimiento de expedientes físicos y digitales.

Preparación de agendas, minutas, actas de reuniones y seguimiento de acuerdos.

Coordinación de actividades administrativas y apoyo operativo a distintas áreas.

Atención telefónica y soporte a visitantes cuando corresponda.

Requisitos del Puesto

Técnico en Secretariado, Asistente Administrativo o formación similar.

Estudiante de Administración de Empresas o carreras afines (deseable).

Experiencia en labores administrativas, compras, facturación y manejo de correspondencia.

Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

Conocimiento básico en sistemas contables y facturación electrónica.

Excelente ortografía, redacción y comunicación.

Capacidad de organización, atención al detalle y trabajo bajo presión.