Ejecutiva de tour and travel Para Hotel en San José, Centro
1. Crear y mantener buenas relaciones comerciales con las agencias nacionales e internacionales siendo el punto de contacto para consultas, negociaciones y resolución de conflictos.
2. Verificación de disponibilidad cuando llaman las agencias.
3. Atender y dar seguimiento a la gestión de reservas que ingresen por medio del correo, llamada telefónica, o por medio del WhatsApp del hotel ingresarlas al sistema PMS, a las agencias enviarles la confirmación con (fechas, tarifas, condiciones de pago, etc.)
4. Realizar las modificaciones o cancelaciones de las reservas respetando las políticas de cancelación del hotel.
5. Asegurar que todas las agencias cuenten contratos tarifarios y la información completa.
6. Trabajar muy de la mano con recepción para asegurarse que cuenten con toda la información para que el ingreso de cada reserva de agencia sea de la manera correcta
7. Corroborar que cada reserva cuente con su respectivo pago, solicitarlo en caso de que a 15 días antes no se encuentre el pago y darle seguimiento.
8. Coordinar con otros departamentos como cocina, salón, ama de llaves, parqueo, recepción, cualquier detalle importante para garantizar el buen servicio a los huéspedes.
9. Telemercadeo con las agencias que se trabajan para comentarles nuestras mejoras constantes, alguna novedad del hotel o restaurante.
10. Telemercadeo para atraer agencias nuevas con las que no trabajemos
11. Inspecciones para poder mostrar el hotel, las instalaciones y servicios (10 semanales, varía según ocupación del hotel).
12. Coordinar la logística interna si alguna agencia ocupa una sala para un meeting, coordinar con la persona de eventos y montajes para asegurar que todo salga bien.
13. Estudio de la competencia principal.
14. Visitas a agencias.
15. Análisis del rendimiento de cada agencia por mes, con el comparativo del año anterior.
16. Atención al cliente de agencia y resolución de conflicto en caso de que se presente
17. Promocionar al hotel y sus servicios en ferias nacionales
18. Supervisar la correcta facturación de cada reserva de agencia tanto individuales como grupos
19. Supervisar que estén los respaldos estén completos en la carpeta compartida con su respetiva forma de pago, notas importantes de restricciones alimenticias, algún almuerzo o cena, desayunos para llevar, y en cuanto de cerrar la cuenta.
20. Actualizar la base de datos existente con la cartera de clientes que se tenga y aumentarla con nuevas agencias.
21. Solicitar los items a computo de almuerzos, cenas que tenga la agencia una semana antes, enviarlo por medio del correo con copia a la jefatura y encargada de eventos.
22. Supervisar los rooming list en el sistema, con la cantidad de personas y tarifa correcta.
23. Dar la bienvenida y presentarse cuando llegue algún fam trip, algún grupo directo del ICT o cualquier eventualidad importante relacionada con la agencia.
24. Incentivar a las agencias a que puedan tener la cena en el restaurante El Patio y poder ofrecer los menús especiales que tenemos para las agencias.
25. Cumplimiento de metas de ventas para el mercado que tiene a cargo.
26. Cualquier otra función inherente al puesto de encargada de Tour and Travel.
27. Envió de un informe de ventas mensual para conocer el comportamiento de las agencias con las distintas categorías de habitaciones.