Accounr Jr/ Auxiliar Operativo

Resumen del puesto El Account JR / Auxiliar Operativo brinda soporte operativo y administrativo al equipo de operaciones, apoyando la ejecución diaria de servicios en sitio, seguimiento a proveedores, control de inventarios, facturación y gestión de personal bajo la supervisión directa del Gerente de Operaciones. Todas las actividades, responsabilidades y funciones complementarias del puesto serán reportadas al Gerente de Operaciones y supervisadas por él, incluyendo cualquier otra actividad relacionada con la operación solicitada por el Gerente de Operaciones.
Principales actividades y responsabilidades
1. Apoyar al Gerente en la administración integral de los contratos asignados, asegurando el cumplimiento de los acuerdos de servicio, indicadores de desempeño (KPIs), presupuestos y requerimientos de los clientes.
2. Coordinar y dar seguimiento a las operaciones diarias de las facilidades bajo su responsabilidad, supervisando al personal operativo, proveedores y contratistas para garantizar la continuidad y calidad de los servicios.
3. Gestionar los procesos administrativos y financieros de los contratos, incluyendo presupuestos, órdenes de compra, facturación, control de gastos, pagos a proveedores y elaboración de reportes operativos y financieros.
4. Dar soporte a los procesos de gestión del talento humano, incluyendo reclutamiento, selección, inducción, capacitación, evaluaciones de desempeño, control de incidencias, relaciones laborales y desarrollo del personal asignado a los contratos.
5. Mantener relaciones efectivas con clientes, proveedores y áreas internas de la organización, impulsando iniciativas de mejora continua, cumplimiento legal, eficiencia operativa y excelencia en el servicio.
Realizar cualquier otra actividad relacionada con la operación solicitada por el Gerente de Operaciones.
Funciones complementarias
- Realizar rondas de verificación en sitio, registrar y reportar incidencias y apoyar en la supervisión básica del personal.
- Recibir, canalizar y dar seguimiento a solicitudes del cliente hasta su resolución.
- Solicitar cotizaciones, tramitar órdenes de compra básicas, coordinar entregas y gestionar garantías con proveedores.
- Preparar documentación para facturación, apoyar en el envío de facturas y en el seguimiento de pagos; archivar comprobantes y notas de crédito.
- Mantener inventarios y responsivas actualizadas; coordinar bajas y mantenimientos de equipos con TI.
- Recopilar información y acompañar visitas técnicas para licitaciones; preparar papeles de trabajo para propuestas.
- Recopilar documentación solicitada por legal o clientes y reportar riesgos de cumplimiento al área correspondiente.
- Ejecutar tareas operativas relacionadas con la gestión de personal: control de asistencia, elaboración de reportes de incidencias, coordinación de reemplazos temporales y apoyo en procesos de desvinculación y liquidaciones.
- Realizar cualquier otra actividad relacionada con la operación solicitada por el Gerente de Operaciones.
Habilidades, aptitudes y conocimientos
- Ofimática indispensable: Dominio del Paquete Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) es requisito obligatorio.
- Conocimientos operativos (enfoque IFM orientado a apoyar al Gerente de Operaciones): gestión de activos y mantenimiento (preventivo, correctivo y predictivo); gestión de proveedores y SLAs; EHS y cumplimiento normativo; gestión energética y sostenibilidad; gestión de espacios y continuidad operativa; KPIs IFM y reporting.
- Gestión de personal: manejo de turnos, control de asistencia, registro de incidencias, apoyo en nómina y procesos básicos de relaciones laborales.
- Pluses deseables: conocimiento en electricidad industrial; experiencia o conocimiento en la industria médica; formación o cursos en IFM, mantenimiento industrial o EHS.
- Aptitudes personales: orientación al cliente; comunicación efectiva; organización y atención al detalle; liderazgo operativo; trabajo en equipo; responsabilidad, ética y adaptabilidad.
Requisitos y condiciones
- Educación: Bachillerato en educación media, título en Administración, Ingeniería o experiencia equivalente.
- Experiencia: 1?2 años en roles administrativos u operativos; experiencia en facility services o atención a clientes es un plus.
- Idiomas: Inglés básico, intermedio deseable.
- Disponibilidad: Movilidad para desplazamientos locales y flexibilidad horaria según necesidades del contrato.
- Reporta a: Gerente de Operaciones.
- Ubicación: Costa Rica, con desplazamientos locales.

Ofrecemos:
680,000 colones
Horario: Lunes a viernes 8:00 a 5:00 p.m.
Zona de trabajo: Plaza Tempo Escazú