1. Objetivo del puesto
Brindar soporte directo a la Jefatura del Departamento Contable-Administrativo en la gestión, control y seguimiento de los procesos del área, asegurando la oportunidad y confiabilidad de la información, el cumplimiento de las actividades asignadas y la adecuada coordinación entre departamentos.
Asimismo, actuar como respaldo operativo del departamento mediante la cobertura temporal de puestos y funciones críticas ante ausencias o vacantes, contribuyendo a garantizar la continuidad de las operaciones y el cumplimiento de los objetivos de Zanellato Foods.
2. Principales responsabilidades
2.1. Asistencia a la jefatura
- Dar seguimiento a instrucciones, compromisos, proyectos y asuntos pendientes del departamento.
- Preparar reportes, controles y resúmenes ejecutivos para facilitar la toma de decisiones.
- Coordinar la recopilación de información y documentación requerida por la jefatura.
- Identificar y comunicar oportunamente atrasos, inconsistencias y situaciones que requieran atención.
- Dar seguimiento a los acuerdos y asegurar su cumplimiento dentro de los plazos establecidos.
2.2. Gestión y control administrativo-contable
- Apoyar en mantener actualizados los controles de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, Recursos Humanos y documentación de respaldo.
- Verificar la integridad y consistencia de la información registrada en los controles y sistemas autorizados.
- Dar seguimiento a documentos pendientes, aprobaciones, pagos, cobros y diferencias por resolver.
- Apoyar en conciliaciones, cierres mensuales, revisiones documentales y demás procesos administrativos-contables.
- Mantener organizada y disponible la documentación física y digital del departamento.
2.3. Gestión Administrativa de Recursos Humanos
Responsable de la administración documental y operativa de los procesos de Recursos Humanos, excluyendo las decisiones de reclutamiento, selección y contratación de personal:
Funciones:
- Mantener expedientes físicos y digitales.
- Elaborar contratos de trabajo.
- Elaborar adendas y modificaciones contractuales.
- Elaborar acciones de personal.
- Administrar vacaciones.
- Controlar incapacidades.
- Controlar permisos.
- Dar seguimiento a ausencias.
- Mantener políticas y reglamentos actualizados.
- Coordinar inducciones.
- Coordinar capacitaciones.
- Recopilar incidencias para planilla.
- Preparar documentación para ingresos y salidas de colaboradores.
- Gestionar constancias laborales.
- Dar seguimiento a vencimientos de documentos.
- Custodia de expedientes.
- Actualización de normativa interna.
- Control de firmas de políticas.
- Archivo de amonestaciones.
- Seguimiento documental de procesos disciplinarios.
2.4. Coordinación interdepartamental
- Gestionar y dar seguimiento a solicitudes de información con las áreas Comercial, Logística, Bodega y demás departamentos.
- Coordinar la resolución de inconsistencias y pendientes con las personas responsables.
- Mantener informada a la jefatura sobre el estado de los asuntos en seguimiento.
- Promover el cumplimiento de los procedimientos y controles internos establecidos.
2.5. Cobertura de puestos y continuidad operativa
- Asumir temporalmente funciones de otros puestos dentro del Departamento Contable-Administrativo ante vacaciones, incapacidades, permisos, renuncias, despidos u otras ausencias o vacantes.
- Ejecutar las tareas prioritarias del puesto cubierto, de acuerdo con su capacitación y las instrucciones de la jefatura.
- Participar en procesos de capacitación cruzada para conocer las funciones críticas del departamento.
- Garantizar una adecuada continuidad de los procesos, documentar los pendientes y facilitar la entrega ordenada de las funciones al finalizar la cobertura.
- Coordinar con la jefatura la priorización de responsabilidades cuando deba atender simultáneamente sus funciones habituales y las del puesto cubierto.
